关于进一步加强行政系统印章管理、使用的规定
苏大办[1999]35号
随着学校各项事业的发展，学校印章数量越来越多，印章使用日益频繁，为了进一步加强对各类行政印章的管理，使之更规范化、制度化、特制订如下规定：
一、印章的制作、启用、停用
1、各类行政印章，均由学校统一设计、制作。我校各院（系）、各部门、各直属单位需制作各类行政印章（含各 类专用章）时，应以学校成立各类机构的文件（经济实体还须凭营业执照）为依据，或由用印单位向校长办公室 提出书面申请，写清机构的全称、印章的用途和使用范围，经主管校长批准，由校长办公室负责监督工作，并由 校长办公室同文下发启用印章的通知。
2、各类印章须到公安局指定的刻制单位刻制，印章规格、样式按照上级有关规定执行。
3、原机构撤销后应及时将该机构旧印章送交校长办公室验收，由校长办公室发文停用该印章，并由校档案馆封存。
二、印章的使用
1、学校印章的使用：
（1）各类师生工作证、学生证需加盖校印、钢印的应由有关职能部门填写“苏州大学印章使用申请表”，并附需用印证件的人员名单，由校长办公室监印人员核对无误后办理。
（2）各类毕业证书、学位证书、专业证书、成教学历证明一般应由有关职能部门填写“苏州大学印章使用申请表”，并提供需用印证书、证明的人员名单，由校长办公室监印人员查对无误后方可使用，零星办理上述证书、证明的，须经主管领导签字认可后方能办理。
（3）以学校名义签定的各类合同、协议书必须经主管部门审查，其内容涉及经费事宜须经财务处签署意见，由校长办公室报请主管校长签批，必要时需经校主要领导签字认可后办理。
（4）以法人代表名义出具的委托书、授权书等以及以学校名义进行对外宣传的均需经主管校领导审阅签字，必要时需经校主要领导审阅签字后办理。
（5）各类集体、个人的报奖、申报材料等均需经校人事处审核、分管校领导同意或提交校务会同意后方能办理。科研项目申请表、鉴定材料、申请专利材料、仪器设备进口报关材料等需由科研处填写“苏州大学印章使用申请表”后可办理。
（6）办理各类出国手续的需经校机关职能部门审阅并填写“苏州大学印章使用申请表”后办理。
（7）校内人员因私需使用学校印章的，需由本人提出，经校机关职能部门审批并填写“苏州大学印章使用申请表”后可办理。
（8）校外人员因私需使用学校印章的，一般不予以办理。若需办理毕业证明、在职证明的须由校档案馆、人事处出具书面证明后方可办理。
（9）毕业证书、学位证书复印件需加盖学校印章的，凭证书原件或校档案馆证明办理。
（10）其他需使用学校印章的须经分管校领导或校办主任签批。
2、凡需使用校领导印鉴、签名章的，须由各单位提出申请并由职能部门提出意见，经校长办公室主任审查或经校领导本人同意后，监印人员方可使用。
3、院（系）、各部门、各单位的印章使用必须经单位领导同意后方能使用。
4、学校钢印限用于教师工作证、学生证及各类证书。
5、严禁以任何形式在空白介绍信或其他空白纸张上盖印。
6、任何印章使用必须要有登记记录。
三、介绍信的出具
1、凡需出具学校介绍信的，由出差人所在单位开具介绍信并经单位领导签批后，到校长办公室办理。
2、凡以学校名义外出需开具学校介绍信的须由分管校领导同意后方能办理。
3、各单位出具介绍信均须经本单位领导同意后方能出具。
四、印章保管
1、学校和校内各类行政印章，必须指定专人负责保管，印章管理和监印人员必须认真负责，严格遵章守纪、秉公办事。
2、印章应保持整洁，印面字迹工整、清晰、印泥颜色纯正。
3、印章管理人员应妥善保管印章，确保安全。一旦发生失窃、失控，应立即向学校及有关部门报告，以便及时采取补救措施。
五、本规定自即日起实行，本规定由校长办公室负责解释。
